Bokföra Depositioner och säkerheter

Kontakta oss

Bokföring av depositioner och andra säkerheter är en central aspekt i den löpande redovisningen när ett nytt hyresavtal tecknas. Att förstå hur man korrekt bokför dessa säkerheter är avgörande för en korrekt finansiell rapportering och compliance. Denna artikel ger en omfattande guide om hur bokföring av depositioner, bankgarantier, borgen och hyresgarantier går till.

Grunden för Depositioner i Bokföring

 

Depositioner är en viktig aspekt av ett hyresavtal. En deposition fungerar som en säkerhet för hyresvärden mot uteblivna betalningar exempelvis. I bokföringssammanhang är det viktigt att korrekt bokföra dessa transaktioner.

Depositioner som betalas in kan redovisas som en fordran i balansräkningen. För långfristiga depositioner, som inte förväntas återbetalas inom kort, används vanligtvis konto 1383 (Lämnade depositioner, långfristiga). Om depositionen däremot ska återbetalas inom ett år, bokförs den mot konto 1689 (Övriga kortfristiga fordringar).

Vid återbetalning av depositionen bokförs detta genom att kreditera fordringskontot och debitera det konto där pengarna återbetalas ifrån. Det är också viktigt att inbetalda depositioner redovisas som ställda säkerheter i noter i årsredovisningen, vilket ger en tydlig översikt över företagets finansiella förpliktelser.

Exempel på bokföring av hyresdeposition

Företaget AB, engagerat i en långsiktig hyresperiod, har deponerat 25 000 kr som en trygghet för sin hyreslokal. Vi på hyresgaranti.se vill guida er genom bokföringsprocessen för detta scenario.

Lämnad Deposition – Inledande Bokföring: Eftersom hyresperioden sträcker sig över ett år klassificeras depositionen som långfristig.

Vid inlämnandet bokförs detta enligt följande:

Lämnade depositioner, långfristiga [1383] debiteras med 25 000 kr.
Motkonto: Företagskontot [1930].

Återbetalning av Deposition efter Två År:

Efter två år uppstår skador på hyreslokalen, och hyresvärden kräver 12 500 kr inklusive moms. Följande bokföringsåtgärder vidtas:

Lämnade depositioner, långfristiga [1383] krediteras med 25 000 kr.
Företagskonto [1930] debiteras med 12 500 kr.
Ingående moms [2641] debiteras med 2 500 kr (momsen).
Övriga externa kostnader, avdragsgilla-konto [6991] debiteras med 10 000 kr för att täcka kostnaderna för skadereparationer.

Denna metod för bokföring säkerställer en korrekt redovisning av hyresdepositioner och underlättar hanteringen av återbetalningar vid behov.

Räkna ut er premie med en Hyresgarantiförsäkring

Utställd säkerhet

Hantering av Bankgarantier

 

Bankgarantier är en annan form av säkerhet som ofta används i affärstransaktioner. En bankgaranti innebär att en bank agerar som garant för hyresgästen gentemot hyresvärden. I bokföringssammanhang är det viktigt att skilja på själva garantin och de transaktioner som kan uppstå ifall garantin träder i kraft. Generellt sett kräver inte en bankgaranti någon bokföringsåtgärd i den löpande bokföringen. Det är först när banken faktiskt betalar ut pengar till hyresvärden, vilket skapar en skuld för hyresgästen gentemot banken, som bokföringsåtgärder behövs.

Banken kräver normalt en motgaranti, att pengar sätts in på ett spärrat konto, vilket påverkar den löpande bokföringen. Dessa insättningar bokförs genom att debitera konto 1974 (Spärrade bankmedel) och kreditera det konto pengarna överförs från. Till skillnad från depositioner är spärrade medel fortfarande en del av företagets kassa. I årsredovisningen bör bankgarantier och eventuella motgarantier redovisas som eventualförpliktelser eller ställda säkerheter.

Borgen som Säkerhet i Affärsavtal

 

En moderbolagsborgen är en form av säkerhet där ett moderbolag går in som garant/borgenär för sitt/sina dotterbolag i hyresavtalet. Detta är särskilt relevant vid hyresavtal där moderbolaget tar på sig rollen som borgenär. I bokföringen innebär detta att inga omedelbara åtgärder krävs i den löpande bokföringen för varken dotterbolaget eller moderbolaget. Dock är det viktigt att borgensåtagandet redovisas som en eventualförpliktelse i moderbolagets årsredovisning. Detta speglar det potentiella ansvar moderbolaget har om dotterbolaget inte kan uppfylla sina förpliktelser.

Hyresgarantiförsäkring och Deras Bokföring

 

En hyresgarantiförsäkring är en modern form av säkerhet som fungerar som en försäkring för hyresvärden. Den skiljer sig från traditionella säkerheter genom att den inte binder hyresgästens kapital. När en hyresgaranti används, bokförs den betalda försäkringspremien över försäkringsperioden för att korrekt återspegla försäkringens skydd över tid. För försäkringspremier under 1000 kronor sker vanligtvis ingen periodisering. Periodiseringen innebär att premiebetalningen först krediterar bankkontot och debiterar konto 1730 (Förutbetalda försäkringspremier). När skyddet börjar användas, redovisas kostnaden genom att kreditera 1730 och debitera konto 6310 (Företagsförsäkringar).

FAQ – Vanliga Frågor om Bokföring av Depositioner och Säkerheter

En inbetald deposition bokförs som en fordran. För långfristiga depositioner används konto 1383 och för kortfristiga, konto 1689.

Ja, bankgarantier och eventuella motgarantier ska redovisas som eventualförpliktelser eller ställda säkerheter i årsredovisningen

En borgen innebär vanligtvis att ett moderbolag garanterar för sina dotterbolag. Detta ska redovisas som en eventualförpliktelse i moderbolagets årsredovisning.

En hyresgaranti bokförs som en förutbetald försäkringspremie och periodiseras över försäkringsperioden för att korrekt spegla försäkringsskyddet.